Alur Pengurusan Surat Masuk & Keluar
Berikut alur resmi pelayanan surat-menyurat di Desa Timpik. Layanan ini dibuat untuk memudahkan dan mempercepat pengelolaan surat masuk maupun keluar, demi keterbukaan dan tertib administrasi desa.
Tips: Bawa dokumen asli & fotokopi untuk kelancaran proses surat. Pelayanan buka
Senin–Jumat, 08.00–14.00 WIB.
Alur Surat Masuk
-
1. Penerimaan Surat
Surat masuk diterima oleh Unit Kearsipan (Sekdes).
-
2. Pencatatan Surat
Surat dicatat dalam Buku Kendali Surat Masuk.
-
3. Disposisi Kepala Desa
Surat diteruskan kepada Kepala Desa untuk diberikan Lembar Disposisi.
-
4. Pengendalian & Distribusi
Surat yang sudah didisposisi dikendalikan dan didistribusikan ke Unit Pengelola (KAUR/KADUS) sesuai disposisi.
-
5. Tindak Lanjut
Unit terkait melakukan tindak lanjut sesuai instruksi/disposisi yang diterima.
Alur Surat Keluar
-
1. Permohonan/Pembuatan Surat
Permintaan surat dibuat oleh Unit Pengelola (KAUR/KADUS).
-
2. Verifikasi & Pengajuan
Surat diajukan ke Sekdes/Unit Kearsipan untuk diverifikasi dan dicatat di Buku Kendali Surat Keluar.
-
3. Persetujuan Kepala Desa
Surat diserahkan ke Kepala Desa untuk diperiksa dan ditandatangani.
-
4. Pengendalian & Expedisi
Surat yang sudah ditandatangani dicatat pada Buku Expedisi lalu didistribusikan ke Instansi Tujuan.
-
5. Penyampaian Surat
Surat keluar diterima oleh instansi/pihak tujuan.
Tanya Jawab Mengurus Surat
Apakah surat bisa diurus oleh keluarga?
Jawaban:
Bisa, dengan membawa surat kuasa & KTP asli.
Berapa lama proses surat keluar?
Jawaban:
Biasanya 1 hari kerja jika dokumen lengkap.
Apakah ada biaya untuk pengurusan surat?
Jawaban:
Tidak ada biaya alias gratis.
Jika ada kendala, ke mana menghubungi?
Jawaban:
Silakan datang ke kantor desa atau hubungi petugas PPID Desa Timpik.